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La elección del lugar de negociación

Por Carlos Cadillo Ángeles, Asociado de Miranda & Amado Abogados

Como etapa previa al inicio de la negociación, se propone o acuerda el lugar en que la misma se llevará a cabo. ¿Lo más adecuado o favorable para nuestra estrategia de negociación será proponer nuestro local como lugar de negociación (ser anfitriones), aceptar la invitación de la contraparte (ser visitantes), o que elijamos un lugar neutral como equilibro de posiciones entre las partes?

Se suele pensar que los anfitriones acumulan todas las ventajas en una negociación. Sin embargo, de acuerdo con Soleto (2017; p. 235), ambas posiciones pueden tener ventajas. En el caso de que seamos anfitriones, estas ventajas radican en que conocemos el lugar, lo adecuamos a la estrategia de la negociación y los elementos físicos para la negociación están a disposición; mientras que, si fuésemos visitantes, podremos conocer a la contraparte de acuerdo al entorno físico, aprovechar el exceso de confianza de los anfitriones y abandonar el lugar -o amenazar que se hará- como parte de la estrategia de negociación.

No consideramos incluir en la evaluación de ventajas los aspectos referidos a la disposición de información o al manejo del orden de la agenda y de la duración de la negociación, dado que las partes debieron prepararse con la información necesaria que quisieran utilizar o debían proporcionar en la reunión, o establecen acuerdos respecto a la conducción y delimitación de la misma.

Si estamos en una competencia, la elección que automáticamente pensamos es que ser anfitriones será más favorable para el éxito de la negociación; no obstante, como se ha indicado, los visitantes también podrían sacar provecho de dicha situación.

De otro lado, si los anfitriones solo se concentran en aprovecharse de las ventajas que les proporciona ser los facilitadores del lugar de negociación, es probable que los visitantes reaccionen pues, aparte de sentir que hicieron el esfuerzo de trasladarse, su estrategia no resultó cómo planearon y que perdieron esa batalla. En este supuesto, los visitantes solicitarán que se cambie el lugar de negociación por el suyo, que las partes tengan el derecho a turnar el lugar u optar por un lugar neutral. Como resultado, si estamos en una negociación competitiva, habrá una reacción de la parte que se sintió, parcial o totalmente, en desventaja, generando un entorno no favorable para la negociación pues una de ellas se sentirá perjudicada, y el lugar de negociación se convertirá en uno de los temas centrales de negociación, lo que desgastará la negociación, generará desconfianza y se postergará el diálogo de los temas de fondo.

La solución a esta situación no necesariamente es la elección de un lugar neutral, dado que la parte que coordine con el local podría adecuarlo en beneficio de su estrategia; y, asimismo, una deficiente o inexistente coordinación del lugar puede generar que ninguna de las partes cuente con las condiciones mínimas para tener un entorno de negociación adecuado.

Nosotros consideramos que todo depende del tipo de negociación que elijamos. Si queremos una negociación competitiva, líneas arriba hemos explicado las ventajas y las consecuencias que acarrean el lugar de negociación. Sin embargo, si optamos por relaciones a largo plazo, lo óptimo son las negociaciones integradoras, en donde ninguna es superior a la otra, sino dialogan cooperativamente y en igualdad de condiciones, con la finalidad de que ambas partes ganen, siendo relevante que el entorno físico sea el más idóneo para dicho cometido.

Por ello, en una negociación integradora, quien provea el lugar de la negociación no es relevante, sino más bien que el mismo cumpla con condiciones idóneas. Partiendo de las consideraciones señaladas por el Servicio de Derecho del Trabajo y Relaciones Laborales Organización Internacional de Trabajo (1998; p. 23-25), la División de Investigación, Legislación y Publicaciones del Centro Internacional de Estudios Judiciales de la Corte Suprema de Justicia de Paraguay (2005: 123-126) y Soleto (2017; p. 235), mencionamos las características que debería tener el lugar de negociación independientemente de quién lo facilite:

  1. Ser elegido previa aceptación expresa o tácita de las partes.
  2. De fácil ubicación y acceso para que las partes lleguen cómodamente.
  3. En el caso de los facilitadores del lugar, coordinar interna y previamente el ingreso o acceso de las partes a sus instalaciones, o coordinar externa y previamente con el proveedor del local neutral.
  4. El espacio debe ser privado para comodidad de las partes durante la negociación.
  5. Tener buenas condiciones acústicas y no estar expuesto a ruidos molestos que perturben o dificulten la comunicación entre las partes.
  6. Debe contar con condiciones mínimas de confort: temperatura, ventilación e iluminación adecuadas y regulables.
  7. El área o espacio, las mesas, sillas y muebles deben ser acordes a los integrantes de cada una de las partes, incluyendo a sus asesores si fuera el caso.
  8. Contar con pizarra, útiles de oficina, equipos de cómputo, proyector, impresoras, puntos de corriente y demás elementos que se requieran para el desarrollo y la formalización de la reunión o de los acuerdos a los que se arriben. Para este punto, será importante la coordinación previa entre las partes respecto a los elementos que deseen utilizar.
  9. Los afiches, cuadros y la decoración en general deben ser neutrales, de manera que no colisionen con los derechos o la identidad de las partes.
  10. Contar con pañuelos de papel y agua, considerando que las negociaciones pueden ser emocionales, difíciles o de duración extensa. También se puede incluir algún refrigerio o comida, dependiendo de las circunstancias en que se llevará la reunión de negociación.
  11. Preferiblemente, tener salas anexas o complementarias en caso alguna de las partes requiera estar a solas en determinados momentos de la negociación.

Las características mencionadas permitirán a las partes contar con un entorno físico adecuado y favorable, de manera que se enfoquen en sus intereses y trabajen mutuamente en la exploración de opciones de solución y, de ser posible, lograr acuerdos que permitan evitar o resolver los conflictos y sostener su relación de forma duradera.