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“Checklist” esencial para la aplicación de medidas disciplinarias

Por Flavia Zarins, Asesora en Gestión de Despacho de Miranda & Amado

La mayoría de las empresas invierte tiempo y esfuerzo en la elaboración del Reglamento Interno del Trabajo, así como en un gran número de Políticas y Códigos para regular la conducta, la ética, e incluso la vestimenta de sus trabajadores. Sin embargo, la misma dedicación no siempre se le otorga al proceso interno que el personal correspondiente debe activar en casos de incumplimiento.

Cuando un trabajador transgrede alguna de estas normas convencionales de conducta o incurre en alguna de las faltas graves tipificadas en la ley que ameritan el despido del trabajador, el proceso de comunicación, evaluación y trámite del procedimiento disciplinario puede fallar, generando, no en pocas ocasiones, medidas disciplinarias que no pasan el test de validez del órgano jurisdiccional correspondiente. Podríamos decir que la mayoría de los desaciertos se relacionan con tres (3) elementos básicos:

  • Falta de sustento
  • Falta de inmediatez en la aplicación de la sanción
  • Falta de proporcionalidad de la sanción con respecto a la falta cometida

De allí que, ofrecemos un sencillo checklist que puede resultar de apoyo para el diseño o mejora del proceso interno de aplicación de una medida disciplinaria. Claro está, que cada caso amerita un adecuado análisis legal, sin embargo, existen lineamientos básicos para todos los casos:

1. Reglas claras: ¿Sus normas internas están actualizadas?

Aun cuando dispongamos de reglamentos, políticas y códigos la práctica nos indica que no todas las conductas que consideramos sancionables están normadas. Por ello, sugerimos hacer una revisión de los principales incumplimientos de sus trabajadores en los últimos años y verificar si es que existe alguna normativa interna que pueda ser actualizada o mejorada para cubrir dichos supuestos.

2. Comunicación inmediata: ¿Dispone de un eficiente canal de comunicación?

Cuando el Supervisor u otro personal detecte un posible incumplimiento de conducta debe comunicarlo de manera inmediata a la Gerencia correspondiente según las líneas del proceso diseñadas en cada centro de trabajo (generalmente a la Gerencia de Recursos Humanos conjuntamente con la Gerencia o Área Legal). Es importante disponer de un canal de comunicación efectivo que permita en tiempo real comunicar y recibir la información pertinente, pues transmitir la información días después del suceso, puede ocasionar: (i) la demora en iniciar la investigación y consecuente incumplimiento del principio de inmediatez; (ii) la pérdida de información valiosa que podría recabarse al instante (declaraciones, etc.).

Asegúrese que su personal de supervisión:

  • Conozca todas las normas de conducta legales y convencionales
  • Conozca el proceso de comunicación ante posibles incumplimientos
  • Esté capacitado para recabar información valiosa en el momento de ocurrencia

3. Investigación: ¿Dispone de un protocolo y formatos de investigación que permitan documentar y agilizar el proceso?

La Gerencia encargada de iniciar la investigación debe aplicar el protocolo interno diseñado para tal fin, utilizando los formatos previstos. El protocolo debe contener la información necesaria de la cual se desprendan las personas a cargo de la investigación, la forma de documentar el proceso, las actuaciones y los plazos a cumplir. En general, asegúrese:

  • De documentar toda la investigación, para ello se sugiere levantar un acta de inicio de la investigación, dejar constancia de las actuaciones realizadas y de la finalización del proceso
  • De generar un formato de informe para el personal de supervisión o personal que tenga conocimiento de los hechos y relate lo sucedido. Este formato debe contener como mínimo la fecha del informe, fecha de los acontecimientos, identificación de la persona que lo elabora, narrativa de lo ocurrido, documentos que la sustenten, firma del trabajador que lo elabora

4. Inmediatez: ¿Cuánto tiempo transcurrió desde que se conoció la falta hasta la aplicación de la medida disciplinaria?

El principio de inmediatez exige que la sanción sea aplicada de forma inmediata a la ocurrencia del hecho. Sobre este tema los criterios difieren, mientras algunos juzgados consideran que no debe transcurrir más de unos cuantos días, otros permiten que en ciertos casos la investigación tome más tiempo si es que se comprueba la necesidad de una investigación más larga.

Con base en lo anterior, la investigación debe realizarse lo más rápido posible. Asegúrese que el proceso interno sea práctico, rápido y eficaz.

5. Procedimiento disciplinario: cumplimiento del trámite de ley

Si luego del análisis correspondiente se determina que la medida disciplinaria aplicable es una amonestación o una suspensión, se le comunicará al trabajador por escrito indicando los motivos que la justifican sin necesidad de otorgarle un plazo para que presente descargos, salvo que los procedimientos internos del centro de trabajo así lo establezcan.

Si lo que corresponde es iniciar el procedimiento de despido, el empleador deberá seguir el trámite previsto en el artículo 31 y siguientes del Decreto Supremo N° 003-97-TR, respetando los plazos de ley según se trate de una falta grave relacionada con la conducta o la capacidad del trabajador.

Recuerde que la medida disciplinaria aplicada debe ser proporcional a la falta cometida, por lo que un análisis legal es indispensable en cada caso (apóyese en su Gerencia o Área legal). Si se trata de un despido, la falta tiene que ser de tal gravedad que haga insostenible la relación laboral.

Asegúrese que, la carta de preaviso de despido:

  • Contenga la fecha, nombre y apellido del trabajador y último domicilio consignado ante el empleador
  • Una relación de los hechos ocurridos y la imputación de la falta, haciendo expresa referencia al literal y artículo correspondiente
  • La exoneración de su obligación de asistir al trabajo, si fuere el caso, conforme con lo previsto en el artículo 31 del Decreto Supremo N° 003-97-TR, respetando su remuneración y beneficios correspondientes
  • Adjunte los documentos que sustentan las faltas imputadas (informes, investigación, declaraciones, etc.) 

6. No descuide otras variables

En casos de terminación del contrato es necesario analizar todas las variables y contingencias posibles. En este sentido, asegúrese:

  • Que haya respetado la normativa legal correspondiente durante todo el proceso
  • Que se le haya dado un trato respetuoso al trabajador en todo momento y no se haya cometido ningún acto de abuso o exceso por parte de representantes del empleador durante el proceso, que pueda dar lugar a posteriores demandas de daños y perjuicios
  • Monitoree posibles demandas o reclamos
  • En caso de dudas, consulte a sus asesores internos o externos