Por José Alegre, Gerente de Información y Tecnología.

Al sector legal, desde hace unos años, se vienen trasladando técnicas o metodologías de diversas industrias como: marketing, psicología, robótica, entre otras. Particularmente si hablamos de la aplicación de la gestión de proyectos a este rubro puede sonar medio a «ciencia»; debido a que originalmente estas técnicas se aplicaron en el campo de la ingeniería de la construcción.

En términos sencillos, la gestión de proyectos es la organización de personas y realización de actividades alrededor de un objetivo común, que presenta un inicio y un fin; teniendo como finalidad concluir con el encargo de la manera más eficiente y eficaz posible. Si pensamos en los servicios que ofrecen los abogados (en general, a cualquier servicio profesional), tranquilamente podría aplicarse a ellos.

En esta línea, los pasos a seguir para acompañar estas buenas prácticas son:

1. Identificar claramente el objetivo del encargo (meta a cumplir).
2. Planificar cómo realizar el trabajo (tareas, tiempos y equipo).
3. Brindar el servicio legal.
4. Controlar que el trabajo se esté realizando de acuerdo a lo planeado.
5. Concluir asegurando calidad e identificando oportunidades de mejora consecuencia de la autoevaluación.

Hasta el momento parece sencilla su implementación porque no resulta necesario introducir alguna técnica excéntrica o descabellada, ni nada parecido. Es más, puede no necesitarse ningún software, hardware o infraestructura especial.  Por lo que resulta aún más atractivo si mencionamos las ventajas que podrían obtenerse:

• Ser más competitivo frente a aquellos que no apliquen estas buenas prácticas.
• Reducir costos y obtener mejores márgenes de ganancia.
• Gestionar la carga laboral u “ocupabilidad” del equipo de trabajo.
• Identificar tareas repetitivas que puedan estandarizarse.
• Disminuir el trabajo operativo para concentrarse en aquel que genera mayor valor.
• Saber cuánto cobrar en base a un trabajo similar realizado con anterioridad.
• Ayudar a que la cobranza sea más efectiva y oportuna.
• Mejorar la percepción del cliente frente al servicio ofrecido.

Durante la implementación de la gestión de proyecto inicia la parte más retadora. Los principales requisitos para tener éxito son visión, organización y control, que por cierto no son fáciles de conseguir.

Desde el punto de vista estratégico necesitaremos enfocar nuestros esfuerzos para:

• Identificar un sponsor que sea parte de quienes gobiernan la organización (hablamos de un cambio cultural importante).
• Mostrar las tendencias del mercado, las respuestas ante los nuevos y cada vez más exigentes requerimientos de los clientes y la flexibilidad de las empresas que brindan servicios legales en el mundo.
• Mitigar la resistencia al cambio al interior de la organización a través de la formación de abogados que se familiaricen con las técnicas de gestión de proyectos; realizar campañas de marketing interno, capacitaciones, etc.
• Convencer de la necesidad de asumir encargos que estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
• Involucrar dentro del equipo a profesionales no-abogados, que complementen el trabajo legal (seguimientos, elaboración indicadores de gestión, pricing, reportes, etc.)

Por el lado del ámbito operativo sería conveniente que los jefes o líderes de proyectos estén dispuestos a invertir tiempo para:

• Entender claramente los requerimientos y expectativas del cliente, delimitando adecuadamente el alcance del encargo (supuestos y exclusiones).
• Evitar lanzar una propuesta económica a suma alzada, sin analizar las experiencias anteriores, así como todos los costos asociados al servicio (subcontrataciones, viajes, etc.).
• Considerar planes de mitigación, transferencia y evasión ante posibles riesgos asociados a un encargo.
• Monitorear el trabajo del equipo para detectar si se presentasen cambios que afecten lo planificado.
• Mejorar los canales de comunicación con el equipo y los clientes.
• Estar dispuesto a realizar autoevaluaciones y aprender de las oportunidades de mejora.

Empresas de servicios de cualquier tamaño podrían valerse de la gestión de proyectos para mejorar la planificación de sus actividades; sin requerir a grandes conocimientos ni softwares se pueden obtener resultados inmediatos, tan solo con un buen nivel de organización y control. Para ello, será fundamental, que quienes dirigen la empresa estén sintonizados con aquellos que lideran la iniciativa porque habrá resistencia. Finalmente, la implementación debe ser gradual desarrollando pilotos que permitan al abogado darse cuenta de los beneficios de trabajar bajo estos lineamientos.